Van websitebezoeker naar offerteproces in SUPP
Een offerteaanvraag via de website. En daarna?
Voor veel assurantiekantoren is de website een belangrijk kanaal om nieuwe klanten en aanvragen binnen te krijgen. Een bezoeker oriënteert zich op een verzekering, vult zijn gegevens in en vraagt via een formulier eenvoudig een offerte aan.
Voor de bezoeker is het daarmee geregeld.
Maar voor het kantoor begon het werk op dat moment vaak pas.
Na het versturen van het formulier ontving het kantoor een e-mail met daarin alle gegevens die de bezoeker had ingevuld. Naam, adresgegevens, contactgegevens en natuurlijk de informatie die nodig was om een offerte voor de betreffende verzekering te kunnen maken.
Die gegevens stonden alleen nog niet in SUPP.
Een medewerker moest daarom de e-mail openen, de gegevens controleren en vervolgens eerst nagaan of de aanvrager misschien al klant was van het kantoor. Was dat niet het geval, dan moest er handmatig een nieuwe klant worden aangemaakt.
Daarna moesten de gegevens van het te verzekeren object worden overgenomen. Denk bijvoorbeeld aan een voertuig, woning of ander object waarvoor de bezoeker een verzekering wilde afsluiten. Vervolgens moest bij die klant en op dat verzekeringsobject ook nog het juiste offerteproces worden gestart.
Allemaal handelingen die nodig zijn voordat een medewerker daadwerkelijk met de offerte aan de slag kan.
En dat terwijl de klant al die informatie enkele minuten daarvoor zelf had ingevuld.
Van gegevens overtypen naar gegevens gebruiken
Dat kan slimmer.
Daarom hebben we de website van het kantoor rechtstreeks gekoppeld aan de SUPP API. Daarmee wordt het offerteformulier op de website onderdeel van het proces in SUPP.
Wanneer een bezoeker nu een offerteaanvraag indient, ontvangt het kantoor niet simpelweg een e-mail die vervolgens handmatig verwerkt moet worden. De website stuurt de ingevulde gegevens rechtstreeks en gestructureerd naar SUPP.
Vanaf dat moment neemt SUPP het proces automatisch over.
Allereerst wordt gecontroleerd of de persoon die de aanvraag heeft gedaan al bekend is bij het kantoor. Is de aanvrager al klant? Dan wordt de aanvraag automatisch gekoppeld aan die bestaande klant.
Is de bezoeker nog niet bekend? Dan maakt SUPP automatisch een nieuwe klant aan met de gegevens die via de website zijn aangeleverd.
Zo wordt voorkomen dat medewerkers onnodig nieuwe relaties aanmaken terwijl iemand al klant is en hoeven nieuwe klanten niet meer handmatig te worden ingevoerd.
Ook het verzekeringsobject staat direct klaar
Alleen een klant aanmaken is natuurlijk niet voldoende om een offerte uit te kunnen brengen.
De gegevens die de bezoeker op de website heeft ingevuld over hetgeen hij wil verzekeren, worden daarom eveneens gebruikt. SUPP maakt automatisch het juiste verzekeringsobject aan en koppelt dit aan de betreffende klant.
De informatie hoeft dus niet opnieuw uit een e-mail te worden gehaald en overgetypt.
De bezoeker heeft de gegevens immers al ingevuld. Waarom zouden we een medewerker vragen om exact dezelfde gegevens nog een keer in te voeren?
Automatisch het juiste offerteproces starten
Als laatste stap start SUPP automatisch het offerteproces op het zojuist aangemaakte verzekeringsobject.
Daarmee is de hele administratieve voorbereiding van de aanvraag afgerond.
De medewerker ziet de aanvraag in SUPP direct terug op de plek waar hij of zij ermee aan de slag kan. De klant is bekend, het verzekeringsobject is aangemaakt en het offerteproces is gestart.
Vanaf dat moment gaat het dus niet meer over het verwerken van een webformulier, maar over datgene waar het daadwerkelijk om draait: de klant zo snel mogelijk een goede offerte aanbieden.
Hoe ging dat voorheen?
Een bezoeker vulde een offerteformulier op de website in.
Het kantoor ontving vervolgens een e-mail met alle ingevulde gegevens. Een medewerker moest de aanvraag openen, de klant opzoeken, controleren of deze al bestond en eventueel een nieuwe klant aanmaken.
Vervolgens werden de gegevens uit de e-mail geknipt, geplakt of overgetypt om een verzekeringsobject aan te maken. Daarna moest de medewerker het juiste offerteproces zoeken en handmatig starten.
Pas daarna kon de inhoudelijke behandeling van de aanvraag beginnen.
Bij één aanvraag lijkt dat misschien een paar minuten werk. Maar wanneer er iedere week meerdere aanvragen via de website binnenkomen, tellen al die handelingen behoorlijk op.
Bovendien blijft handmatige invoer foutgevoelig. Een typefout in een kenteken, een verkeerd overgenomen huisnummer of een veld dat per ongeluk wordt overgeslagen is zo gebeurd.
En hoe gaat dat nu?
De bezoeker vult nog steeds gewoon het offerteformulier op de website van het kantoor in.
Maar achter de schermen gebeurt er iets heel anders:
Website → SUPP API → klantcontrole → klant aanmaken of bestaande klant gebruiken → verzekeringsobject aanmaken → offerteproces starten.
Volledig automatisch.
Wanneer de medewerker de aanvraag in SUPP ziet verschijnen, zijn alle voorbereidende stappen dus al uitgevoerd.
Geen e-mails meer uitpluizen. Geen gegevens knippen en plakken. Geen dubbele invoer. Geen handmatig verzekeringsobject aanmaken en geen offerteproces meer opstarten.
Minder administratie, meer tijd voor de klant
De winst van zo'n koppeling zit niet alleen in de minuten die per aanvraag worden bespaard.
Het proces wordt ook consistenter. Iedere aanvraag volgt dezelfde route, gegevens worden rechtstreeks vanuit de bron verwerkt en de kans op fouten door het handmatig overnemen van informatie wordt aanzienlijk kleiner.
Daarnaast kan een aanvraag direct worden verwerkt, ongeacht het moment waarop deze wordt gedaan.
Vult een potentiële klant 's avonds om 22.30 uur een offerteformulier in? Dan hoeft de aanvraag niet tot de volgende ochtend in een mailbox te wachten voordat iemand begint met het invoeren ervan. De klant, het verzekeringsobject en het offerteproces kunnen dan al in SUPP klaarstaan.
De volgende ochtend kan de medewerker direct verder waar het werkelijk om gaat: de offerte.
De website als startpunt van je proces
Deze use case laat goed zien wat er mogelijk wordt wanneer de website van een kantoor en SUPP niet langer twee losse werelden zijn.
Een webformulier hoeft niet het eindpunt te zijn waarbij een e-mail naar het kantoor wordt gestuurd. Het kan juist het startpunt van een compleet proces in SUPP zijn.
Via de SUPP API kunnen gegevens uit websites en andere externe toepassingen rechtstreeks worden gebruikt om processen in SUPP in gang te zetten.
Daarmee automatiseer je niet alleen de gegevensoverdracht, maar juist de handelingen die normaal gesproken daarna door een medewerker uitgevoerd zouden moeten worden.
De bezoeker vult de gegevens één keer in. SUPP doet de rest van het voorbereidende werk. En de medewerker kan direct aan de slag voor de klant.