Document digitalisering
10 jaar geleden werd je brievenbus iedere dag gevuld door een eindeloze stroom van enveloppen gevuld met polisbladen, mutatie afschriften en prolongatie borderellen. Bossen met bomen werden gekapt om jou te voorzien van alle info omtrent je portefeuille en relaties.
Met de komst van de digitale documentuitwisseling tussen verzekeraars en tussenpersonen/intermediairs via bijvoorbeeld Aplaza en Solera (vroeger Colimbra en ABZ) verdwenen die fysieke poststukken geleidelijk aan uit beeld, maar steeg de hoeveelheid berichten ook fors. Waar voorheen ook de verzekeraar nog wel eens nadacht over wat ze je aan fysieke post ging sturen, omdat het gewicht van de envelop bepaalde hoeveel postzegels erop moesten of frankeerkosten er betaald moesten worden, had het digitale tijdperk die drempel weggenomen.
Handig, die stukken direct digitaal, maar nog steeds gingen jij en je collega’s al die digitale stukken in de vorm van pdf's openen om te zien wat erin stond, om ze daarna weer af te sluiten en te archiveren op de juiste plaats in je beheersoftware. Echt veel tijdwinst leverde het je daarmee niet substantieel op, anders dan dat je die poststukken voorheen nog zelf in moest scannen. Aplaza heeft uitgerekend dat het handmatig verwerken van een pdf door jou of je medewerker gemiddeld 5 minuten arbeidstijd kost. Een map of directory met 100 pdf’s erin verwerken zou dus zomaar een werkdag in beslag kunnen nemen.
De SIVI (het onafhankelijke kennis- en standaardisatie-instituut voor digitaal zakendoen binnen de verzekeringsindustrie) heeft ongeveer 160 verschillende documenttypes gedefinieerd die verzekeraars kunnen gebruiken om aan te geven wat het document dat ze je sturen is. Met dat in mijn achterhoofd en mijn eigen onderbuikgevoel dat we een administratiekantoor aan het worden waren binnen mijn eigen intermediair bedrijf heb ik een aantal jaar geleden een onderzoek laten uitvoeren. Een onderzoek om te kijken of we de door de SIVI gedefinieerde documenttypes konden gebruiken om te bepalen welke documenten direct gearchiveerd kunnen worden. Archiveren op de juiste plaats in SUPP zonder dat daar mensen ogen en -handen in de vorm van muiskliks voor nodig zijn en welke documenten wel interventie van gebruikers nodig hebben.
Van de uitslag van het onderzoek sloeg ik stijl achterover, de eerste nacht heb ik er zelfs slecht van geslapen en eindeloos liggen malen. Maar liefst 87% van de documenten die we digitaal ontvingen in ons systeem waren documenten die geen menselijke tussenkomst nodig hadden. Fijn, handig en goed dat we die documenten op de juiste plek in ons systeem hebben, maar zonde om daar dure arbeidsuren mee te vullen (uiteindelijk binnen onze branche de grootste kostenpost in de begroting). Deze arbeidsuren zou je toch veel lucratiever in kunnen zetten om je portefeuille uit te breiden en je klanten te verrassen?
Om te zorgen dat jij en je medewerkers niet al die tijd kwijt zijn aan het verwerken van documenten waar jij, maar ook jouw klant niets mee hoeft of aan heeft, hebben we daarom de documenttype selectiemodule gebouwd. Hierin kun je zelf selecteren, welk type documenten jouw aandacht vereisen en welk type direct gearchiveerd mag worden. Natuurlijk archiveert SUPP beide types direct al op de juiste plek, zonder dat je daar iets voor hoeft te doen. Het enige verschil is dat SUPP de documenten die jouw aandacht wel nodig hebben je apart laat zien, zodat jouw kostbare tijd niet verloren gaat. Hou je meer tijd over om je klanten blij te maken.
Groetend,
Joris Martens
Founder Suppsonic